B股份有限公司(以下簡稱B公司)主要經(jīng)營中小型機電類產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售,產(chǎn)品銷售以B公司倉庫為交貨地點。B公司目前主要采用手工會計系統(tǒng)。ABC會計師事務所接受委托,對2010年12月31日內部控制設計與運行的有效性進行審計,C和D注冊會計師負責于2010年10月25日至11月10日對B公司的購貨與付款循環(huán)、生產(chǎn)循環(huán)、銷售與收款循環(huán)的內部控制進行了解、測試與評價。通過對B公司內部控制的了解,C和D注冊會計師在審計工作底稿中記錄了所了解的和購貨與付款循環(huán)、生產(chǎn)循環(huán)、銷售與收款循環(huán)相關的內部控制程序,部分內容摘錄如下:(1)采購部收到經(jīng)批準的請購單后,由其職員E進行詢價并確定供應商,再由其職員F負責編制和發(fā)出預先連續(xù)編號的訂購單。訂購單一式四聯(lián),經(jīng)被授權的采購人員簽字后,分別送交供應商、負責驗收的部門、提交請購單的部門和負責采購業(yè)務結算的應付憑單部門。
(2)應付憑單部門負責確定尚未付款憑單在到期日付款,并將留存的未付款憑單及其附件根據(jù)授權審批權限送交審批人審批。審批人審批后,將未付款憑單連同附件交復核人復核,然后交財務出納人員J,出納人員J據(jù)此辦理支付手續(xù),登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬,并在每月末編制銀行存款余額調節(jié)表,交會計主管審核。(3)根據(jù)批準的顧客訂單,銷售部編制預先連續(xù)編號的一式三聯(lián)現(xiàn)銷或賒銷銷售單。經(jīng)銷售部被授權人員批準后,所有銷售單的第一聯(lián)直接送倉庫作為按銷售單供貨和發(fā)貨給裝運部門的授權依據(jù),第二聯(lián)交開具賬單部門,第三聯(lián)由銷售部留存。裝運部門將從倉庫提取的商品與銷售單核對無誤后裝運,并編制一式四聯(lián)預先連續(xù)編號的發(fā)運單,其中三聯(lián)及時分送開具賬單部門、倉庫和顧客,一聯(lián)留存裝運部門。
(4)開具賬單部門在收到發(fā)運單并與銷售單核對無誤后,編制預先連續(xù)編號的銷售發(fā)票,并將其連同發(fā)運單和銷售單及時送交會計部門。會計部門在核對無誤后確認銷售收入并登記應收賬款賬簿。會計部門定期向顧客寄送對賬單,并對顧客提出的異議進行專門追查。
(5)公司的應收賬款賬齡分析由專門的“應收賬款賬齡分析計算機系統(tǒng)”完成,該系統(tǒng)由獨立的信息部門負責維護管理。會計部門相關人員負責在系統(tǒng)中及時錄入所有與應收賬款交易相關的基礎數(shù)據(jù)。為了便于及時更正錄入的基礎數(shù)據(jù)可能存在的差錯,信息部門擁有修改基礎數(shù)據(jù)的權限。
(6)公司每半年對全部存貨盤點一次,編制盤點表。會計部門與倉庫在核對結存數(shù)量后,向管理層報告差異情況及形成原因,并在經(jīng)批準后進行相應處理。
(7)內部審計部門直接向公司專職負責紀檢、監(jiān)察的副總經(jīng)理報告工作。內部審計人員定期和不定期地對公司日常業(yè)務的處理和記錄進行審計。
要求:針對上述資料第(1)至第(7)項,假定不考慮其他條件,請逐項判斷B公司上述已經(jīng)存在的內部控制程序在設計上是否存在缺陷。如果存在缺陷,請分別予以指出,并簡要說明理由,提出改進建議。