A.正式郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。
B.恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏準(zhǔn)確；若對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，若不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“**先生”、“**小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
C.郵件開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)，一般為“好”、“您好”、“上午好”、“下午好”等。
D.郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，若具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)將內(nèi)容寫(xiě)成文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
E.根據(jù)收件人與自己的熟悉程度、等級(jí)關(guān)系以及郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適和反感。
F.體現(xiàn)尊重的原則，在有事請(qǐng)求處理或幫助時(shí)，要使用“請(qǐng)”、“煩請(qǐng)”、“麻煩”、“謝謝”等詞匯。